همه چیزهایی که باید در مورد صورتحساب الکترونیکی بدانید

صورتحساب الکترونیکی یک پدیده مالیاتی جدید است که بر اساس قوانین مالیاتی نوین همه مشاغل مکلف به صدور، ثبت و ارسال آن شده اند؛ اما این صورتحساب واقعاً چیست؟

قوانین جدید مالیات

یکی مشکلات و معضلاتی که کشور ما همواره با آن روبرو بوده، مسئله دریافت مالیات است. طی این سال ها تعداد زیادی از مودیان مشمول پرداخت مالیات، با استفاده از راهکار و روش های مختلفی از قبیل ارائه صورتحساب های خلاف، عدم ارسال صورتحساب معاملات فصلی و غیره توانسته اند قوانین مالیاتی را دور بزنند و از پرداخت مالیات فرار کنند.

از این رو دولت تصمیم گرفته تا با وضع قوانین سختگیرانه، فرآیند صدور، ثبت و ارسال صورتحساب های مالیاتی را سیستماتیک کند. برخورداری از یک سیستم جامع آنلاین می تواند جلو فرارها و تخلفات مالیاتی را بگیرد.

بر اساس قوانین جدید مالیاتی، مودیان از ابتدای سال 1402 موظف شده اند تا در سامانه مودیان ثبت نام کرده و اطلاعات دقیق معاملات خود را در قالب صورتحساب الکترونیکی ثبت و ارسال کنند. تصویب این قانون توسط مجلس شورای اسلامی به سال 1398 برمی‌گردد، اما فرآیند اجرایی شدن آن به دلایل مختلفی تا ابتدای فروردین 1402 به تعویق افتاد.

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

بر اساس ماده 169 قانون مالیات های مستقیم و قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، تمامی صاحبان مشاغل از این پس موظفند صورتحساب الکترونیکی معاملات خود با اشخاص ثالث را برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند. این صورتحساب های الکترونیکی شامل مشخصات کامل فروشنده و خریدار، اطلاعات کالا یا خدمات مورد معامله و شماره منحصر به فرد اقتصادی است.

پیش از این مودیان مالیاتی موظف بودند گزارش ها و صورت های مالیاتی خود را در قالب صورتحساب های فصلی برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند، اما با توجه به نواقصی که در این فرآیند وجود داشت، تصمیم بر آن شد که صورتحساب های الکترونیکی جایگزین صورتحساب های معاملات فصلی شوند.

بر اساس ماده 7 قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، ارسال صورتحساب های الکترونیکی به منزله صورتحساب معاملات فصلی بوده و با صدور آن دیگر نیازی به ارسال صورت فعلی معاملات نخواهید داشت.

دولت برای ممکن کردن صدور و ارسال صورتحساب های الکترونیکی، یک سامانه جامع عمومی به نام سامانه مودیان را راه اندازی کرده که فروشندگان کالا و خدمات باید بعد از ثبت نام در آن، از طریق کارپوشه شخصی خود در این سامانه، اقدام به صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی کنند.

صدور صورتحساب الکترونیکی یک قانون اجباری است و همه مشمولین موظفند این فاکتورهای استاندارد را در زمان مقرر برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند. این صورتحساب ها هر کدام دارای یک کد مالیاتی 22 قمی بوده و قابل جعل هم نخواهند بود.

با این اوصاف اگر بخواهیم تعریف ساده ای از این صورتحساب ها ارائه دهیم، باید بگوییم صورتحساب الکترونیکی مالیات یک فاکتور فروش رسمی و استاندارد است که تمامی مشمولین قانون پرداخت مالیات های مستقیم، باید از این پس آن را صادر کرده و از طریق سامانه مودیان برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند.

نکته: یکی از تکالیفی که در قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان به آن اشاره شده، لزوم دریافت کد مالیاتی برای دستگاه های کارتخوان و درگاه های پرداخت آنلاین است. بر اساس قانون جدید از این پس تمامی دستگاه ها و درگاه های پرداخت باید به سیستم سازمان امور مالیاتی متصل شوند. دریافت کد مالیاتی باعث می شود تا رسید دستگاه یا درگاه پرداخت به صورت اتوماتیک در قالب صورتحساب الکترونیکی برای سامانه مودیان ارسال و در آن ثبت شود.

صدور، ثبت و ارسال این صورتحساب ها پیچیدگی ها و دشواری هایی دارد که در ادامه به تمامی آن‌ها اشاره می کنیم.

انواع صورتحساب الکترونیکی

بر اساس اطلاعات مندرج در دستور العمل قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، صورتحساب های الکترونیکی به سه نوع کلی تقسیم بندی می شوند. بسته به اینکه چه نوع کسب و کاری داشته باشید و نحوه تعاملات مالی شما با مشتریان چگونه باشد، باید حتما نوع صحیح صورتحساب الکترونیکی را در سامانه مودیان ثبت کنید.

انواع صورتحساب الکترونیکی عبارتند از:

·         صورتحساب الکترونیکی نوع 1

 صورتحساب های نوع اول جامع ترین نوع صورتحساب های الکترونیکی به شمار می روند. در این صورتحساب ها علاوه بر شرح کالا یا خدمات مورد معامله، باید تمامی اطلاعات فروشنده و برخی از اطلاعات خرید، اعم از شماره اقتصادی هر دو آن ذکر شود. خریدارانی که شماره اقتصادی آن‌ها در این نوع صورتحساب الکترونیکی ذکر شده نیز باید آن را در سامانه مودیان تایید کنند.

·         صورتحساب الکترونیکی نوع 2

 صورتحساب های نوع 2 ساختار ساده تری نسبت به نوع اول داشته و علاوه بر شرح کالا یا خدمات مورد معامله، تنها اطلاعات فروشنده در آن ذکر می شود؛ بنابراین نیازی به درج اطلاعات خریدار و تایید او نخواهد بود.

·         صورتحساب الکترونیکی نوع 3

 صورتحساب الکترونیکی نوع سوم در واقع همان رسیدهای دستگاه ها یا درگاه های پرداخت هستند. دستگاه ها یا درگاه های مجازی که کد مالیاتی دریافت کرده اند گزارش رسیدهای پرداخت را با ذکر اطلاعات فروشنده، به صورت اتوماتیک برای سمانه مودیان ارسال می کنند. از این رو نیازی به صدور دستی صورتحساب های الکترونیکی نوع 3 نیست.

چه کسانی باید چه نوع صورتحسابی ارسال کنند؟

حال سوال مهمی که ممکن است به ذهن شما هم برسد، این است که با توجه به این انواع گوناگون صورتحساب، چه کسانی باید چه نوع صورتحساب الکترونیکی را صادر و ارسال کنند؟

تمامی کسب و کارهایی که به صورت عمده فروشی یا B2B فعالیت می کنند باید صورتحساب نوع اول را ارسال نمایند.

به صورت کلی هر کسب و کاری که در فاکتور معاملات خود نام خریدار را ذکر می کند، باید صورتحساب الکترونیکی نوع اول را صادر و ارسال کند. کارخانه‌ ها، تولیدی ها، بنکدارها، شرکت های خدماتی بزرگ، شرکت های وارداتی و صادراتی و غیره همگی موظف به ارسال صورتحساب الکترونیکی نوع اول هستند.

در این راستا، سازمان امور مالیاتی هفت الگوی مختلف را نیز برای مجموعه هایی که سازوکار ویژه ای دارند معرفی کرده است.

الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع اول عبارتند از:

·         الگو عمومی فروش

·         الگوی فروش طلا و جواهر

·         الگوی صادرات

·         الگوی مبادلات ارزی

·         الگوی فروش بلیط هواپیما

·         الگوی قراردادهای پیمانکاری

·         الگوی قبوض خدماتی

نکته: برخی از افراد تصور می کنند که داشتن یک دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت آنلاین جهت صدور خودکار صورتحساب های الکترونیکی کافی بوده و نیازی به ارسال صورتحساب نوع 1 نیست؛ اما بر اساس قانون، شرکت هایی که مشمول ارسال صورتحساب الکترونیکی نوع اول هستند حتی اگر دستگاه یا درگاه پرداخت مجاز هم داشته باشند و رسید آن‌ها به صورت اتوماتیک ارسال شود، باز هم باید صورتحساب های الکترونیکی نوع 1 را به صورت دستی صادر کرده و ارسال نمایند.

نکته 2: خریدارانی که صورتحساب الکترونیکی نوع اول دریافت می کنند از اعتبار مالیاتی برخوردار خواهند شد.

کسب و کارهایی که به صورت خرده فروشی یا B2C فعالیت می کنند، باید صورتحساب الکترونیکی نوع دوم را ارسال نمایند.

این نوع کسب و کارها به عنوان فعال اقتصادی در نظر گفته نشده و نیازی به ارسال صورتحساب الکترونیکی نوع اول ندارند. این نوع کسب و کارهای باید پایانه های فروشگاهی مجاز را نصب کرده و صورتحساب های الکترونیکی خود را از انواع دوم ارسال نمایند.

سازمان امور مالیاتی 2 الگوی مجزا نیز برای کسب و کار مشمول صدور صورتحساب الکترونیکی نوع 2 معرفی کرده که عبارتند از:

·         الگوی عمومی فروش نوع دوم

·         الگوی فروش طلا و جواهر و پلاتین

یکی از بزرگترین ابهاماتی که در این زمینه وجود دارد این است که صورتحساب الکترونیکی نوع دوم و سوم چه تفاوتی با هم دارند؟ به عبارت دیگر، اکثر واحدهای خرده فروشی دارای دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت هستند، پس چرا باید صورتحساب الکترونیکی نوع دوم را صادر کنند؟

تفاوت در مبلغ مالیات بر ارزش افزوده است. زمانی که تنها به ارسال صورتحساب الکترونیکی نوع سوم اکتفا می کنید، عملا اقلام مورد معامله در صورتحساب ذکر نشده و تمامی موارد مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده می شوند؛ اما زمانی که به صورت دستی صورتحساب الکترونیکی نوع 2 را صادر و ارسال می کنید، به دلیل درج شدن اطلاعات کالا یا خدمات مورد معامله، مواردی که معاف هستند مشمول مالیات بر ارزش افزوده نشده و هیچ مبلغی به عنوان مالیات از بابت آن‌ها از شما دریافت نمی شود.

اصلاح یا ابطال صورتحساب الکترونیکی

از دیگر ابهاماتی که در زمینه ارسال صورتحساب های الکترونیکی وجود دارد، نحوه اصلاح یا ابطال آنهاست.

واقعیت این است که سازوکار سامانه مودیان به گونه ای نیست که شما هر وقت مایل بودید بتوانید مفاد صورتحساب ارسال شده را تغییر دهید. راهکاری که سازمان امور مالیاتی برای این امر اندیشیده، تقسیم کردن انواع صورتحساب الکترونیکی از نظر ارسال به چهار شکل مختلف است.

به عبارت ساده تر، فرقی نمی کند که صورتحساب ارسالی شما از نوع 1 یا 2 باشد، شما می توانید هرکدام از این نوع صورتحساب ها را به چهار گونه ارسالی مختلف تقسیم بندی کنید. شامل:

·         صورتحساب الکترونیکی اصلی

صورتحساب الکترونیکی نوع 1 یا 2 که برای اولین بار در سامانه مودیان ثبت و ارسال می کنید صورتحساب اصلی شما خواهد بود. امکان ویرایش آن نیز به روش های زیر امکانپذیر است.

·         صورتحساب الکترونیکی اصلاحی

چنانچه در هنگام صدور صورتحساب الکترونیکی نوع 1 و 2 اشکالی پیش آمده بود و موردی به غلط ثبت شده بود، برای ویرایش صورتحساب اصلی که قبلا صادر کرده اید، باید یک صورتحساب جداگانه، موسوم به صورتحساب الکترونیکی اصلاحی ارسال نمایید. این صورتحساب اصلاحی باید با شماره مالیاتی صورتحساب مرجع صادر شود و ضمن درج تمام موارد مورد اشاره در صورت مرجع، باید موارد اصلاحی نیز در آن ذکر شود.

·         صورتحساب الکترونیکی ابطالی

چنانچه بعد از ارسال صورتحساب نوع 1 یا 2، معامله بر هم خورد یا باطل شد، باید گزارش آن را از طریق صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی ابطالی ارائه کنید. صورتحساب ابطالی نیز دارای شمار مالیاتی صورتحساب مرجع بوده و ضمن تکرار مندرجات صورت اصلی، باید دلایل ابطال معامله را ذکر هم کند. چنانچه دلایل ابطال معامله مثبت تلقی شود، صورتحساب اصلی مرجع باطل شده و از کارپوشه شما در سامانه مودیان حذف می گردد.

·         صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش

چنانچه بعد از ارسال صورتحساب الکترونیکی نوع 1 یا 2، بخشی از کالا یا خدمات مورد معامله مرجوع شد و برگشت خورد، باید موارد مرجوعی را با ارسال دوباره یک صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش اعلام کنید. این نوع صورتحساب شباهت زیادی با صورتحساب اصلاحی داشته و باید با شماره مالیاتی صورت مرجع ارسال شود. در این نوع صورتحساب الکترونیکی تمامی کالاها یا خدمات مورد معامله ذکر شده در صورت مرجعِ ذکر شده و موارد اصلاحی نیز در کنار آن‌ها اعلام می شود.

مزایای صدور صورتحساب الکترونیکی

صدور و ارسال صورتحساب های الکترونیکی علاوه بر مزیت های عمومی بسیار زیادی که دارد، می توانید باعث برخورداری مودیان خوش‌حساب از امتیازات و تشویق های مالیاتی نیز بشود.

مهمترین مزیت های ارسال صورتحساب الکترونیکی عبارتند از:

·         تسهیل روند رسیدگی به پرونده های مالیاتی

·         جلوگیری از فرارها و تخلفات مالیاتی به خاطر سیستماتیک کردن فرآیند

·         جلوگیری از اتفاقاتی همچون دریافت رشوه و ارائه گزارش های غلط مالیاتی

·         بازگشت سرمایه های بلوکه شده به چرخه اقتصادی کشور و کاهش تورم

·         برخورداری از طرح های تشویقی و بخشودگی های مالیاتی برای مودیان خوش حساب و قانونمند

·         عدم نیازمندی به ارسال صورتحساب های معاملات فصلی

چگونه باید صورتحساب الکترونیکی خود را ارسال کنیم؟

در بالا سعی کردیم به توضیح کامل صورتحساب های الکترونیکی بپردازیم؛ اما هنوز یک نکته بسیار مهم باقی است. آن‌هم اینکه چگونه باید این صورتحساب ها را صادر و ارسال کرد؟

مرحله اول این است که در سامانه مودیان ثبت نام کرده و کلید های الکترونیکی خود را دریافت کنید. پس از آن باید حافظه مالیاتی خود را با استفاده از شناسه یکتای حافظه مالیاتی ایجاد نمایید.

با استفاده از این کدها و شناسه های خواهید توانست صورتحساب الکترونیکی استاندارد صادر کنید. این کلیدها بخشی از شماره مالیاتی 22 رقمی صورتحساب ها خواهند بود و در قالب شناسنامه شما در سامانه مودیان عمل می کنند.

نکته: به جای طی کردن فرآیندهای پیچیده برای دریافت کلیدهای عمومی و شخصی، می توانید در سریع ترین زمان و با ساده ترین روش آن‌ها را از طریق پنل وال بیل نیز دریافت کنید.

برای آشنایی بیشتر با مراحل دریافت کلید الکترونیکی به این صفحه مراجعه کنید.

برای صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی یا باید مستقیما از طریق سامانه مودیان اقدام کنید، یا با شرکت های معتمد و واسطه همکاری داشته باشید.

اصولاً طی کردن فرآیندهای مستقیم دولتی برای ثبت نام در سامانه مودیان دشواری‌های زیادی دارد و صدور صورتحساب الکترونیکی به صورت مستقیم از طریق این سامانه نیز بسیار سخت است. اساسا برای کار کردن با این سامانه به دانش و مهارت IT نیاز دارید.

به همین خاطر بیشتر مودیان ترجیح می دهند به ازای پرداخت حق اشتراک ماهانه یا درصدی از مبلغ فاکتور، با شرکت های واسطه همکاری داشته باشند.

شرکت های معتمد، مجموعه هایی هستند که فاکتورهای فروش شما را دریافت کرده و آن را در قالب یک صورتحساب استاندارد برای سامانه مودیان ارسال می کنند.

دراین بین شرکت هایی نرم افزاری مانند وال بیل هم وجود دارند که طرف قرارداد شرکت های معتمد بوده و خدمات مشابهی به شما ارائه می دهند.

برای ارسال صورتحساب الکترونیکی از طریق وال بیل، چند راهکار پیش روی شما وجود دارد.

• اول از همه اینکه می توانید صورتحساب های الکترونیکی خود را در قالب فایل های اکسل آماده ای که وال بیل در اختیار شما قرار می دهد برای ما ارسال کنید تا ما کار تبدیل آن‌ها به صورتحساب الکترونیکی استاندارد و ارسال آن‌ها به سامانه مودیان را برای شما انجام دهیم.

برای آشنایی بیشتر و دریافت فایل های اکسل آماده بهتر است مقاله ارسال فایل اکسل صورتحساب الکترونیکی با وال بیل را مطالعه کنید.

• شما همچنین می توانید با استفاده از پنل آنلاین وال بیل، مستقیما به سیستم سامانه مودیان متصل شده و از طریق رابط کاربری بسیار ساده این پنل رابط، کار صدور صورتحساب الکترونیکی را خودتان شخصا انجام دهید. در این روش وال بیل تنها مسئول ارسال صورتحساب های شما خواهد بود.
• از طرف دیگر، وال بیل به زودی یک ماژول تکمیلی برای نرم افزارهای حسابداری ارائه می کند که باعث می شود بتوانید مستقیما از طریق نرم افزار حسابداری خود، بدون نیاز به مراجعه به سایت یا سامانه ثالثی، مستقیما از طریق نرم افزار صورتحساب الکترونیکی خود را صادر و ارسال نمایید.

برای آشنایی با خدمات وال بیل، با ما در تماس باشید.

سوالات متداول

·         چه کسانی باید صورتحساب الکترونیکی ارسال کنند؟

بر اساس قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، تمامی صاحبان مشاغل اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول این قانون بوده و باید پس از ثبت نام در سامانه، صورتحساب های الکترونیکی معاملات خود را به صورت منظم برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند.

فرقی هم نمی کند که جزو مشاغل صنفی باشید، یا غیر صنفی، در قالب فروشگاه فعالیت کنید یا شرکت یا فریلنسر، همه افراد باید صورتحساب الکترونیکی معاملات خود را صادر و ارسال کنند.

البته افرادی که زیرمجموعه ماده شماره 2 قانون مالیات های مستقیم قرار می گیرند از ارسال صورتحساب الکترونیکی معاف هستند. (شامل وزارتخانه ها و موسسات دولتی، دستگاه هایی که بودجه آن ها توسط دولت تامین می شود، شهرداری ها و دهیاری ها)

·         تا کی مهلت داریم صورتحساب الکترونیکی خود را ارسال کنیم؟

بر اساس قانون همه مشمولین موظفند تا حداکثر 2 الی 3 ماه بعد از اجرای قانون از تاریخ 1 فروردین 1402 در سامانه مودیان ثبت نام کرده و وضعیت فعال خود را در بازار کسب و کار اعلام کنند. البته چنانچه قبلا در سامانه مالیاتی کشور ثبت نام کرده باشید، نام شما به صورت خودکار در سامانه مودیان هم ثبت شده است.

بعد از ثبت نام، تمامی مشمولین یک هفته بعد از هر معامله فرصت دارند تا صورتحساب الکترونیکی معاملات خود را از طریق سامانه مودیان مالیات برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنند. خریدارانی هم که صورتحساب الکترونیکی نوع 1 با اطلاعات آن‌ها ثبت می شود 1 ماه فرصت دارند تا آن را تایید نمایند. بعد از 1 ماه صورتحساب صادر شده به صورت پیشفرض مورد تایید قرار می گیرد.

·         جریمه عدم صدور صورتحساب الکترونیکی چیست؟

چنانچه در سامانه مودیان ثبت نام نکنید، صورتحساب الکترونیکی صادر نکنید، در ارسال آن تأخیر داشته باشید یا تخلفاتی در صحت مفاد صورتحساب داشته باشید به اندازه 2 تا 10 درصد از مبلغ صورتحساب (بسته به نوع تخلف)، یا مبلغ 20 میلیون ریال (هرکدام که بیشتر باشد) جریمه مالیاتی خواهید شد. کسانی که تخلفات سنگین داشته باشند، مدت طولانی از ارسال صورتحساب الکترونیکی خودداری کنند یا تخلف خود را تکرار نمایند، ممکن است مشمول جریمه های سنگین تری همچون ابطال پروانه کسب و پلمپ واحد صنفی هم بشوند. امکان پیگرد قانونی نیز در موارد شدید وجود دارد.

·         در صورت عدم امکان ارسال صورتحساب الکترونیکی چه باید کرد؟

سازمان امور مالیاتی کشور برای شرایطی که به دلیل وجود نقص فنی، ایراد سامانه، سرقت سیستم‌های دیجیتالی، وقوع حوادث غیرمترقبه و غیره امکان صدور صورتحساب الکترونیکی برای مودی وجود ندارد، طبق ماده 12 قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، ارسال صورتحساب های کاغذی را به جای صورتحساب های الکترونیکی مورد پذیرش قرار می دهد. صورتحساب های کاغذی به نام صورتحساب شمس شناخته می شوند.

مودیان موفظند در بازه زمانی رفع مشکل به جای صورتحساب های الکترونیکی، صورتحساب شمس صادر کنند. این صورتحساب ها هرکدام دارای یک شماره مالیاتی منحصر به فرد هستند. هرکدام از مودیان در هر دوره مالیاتی تعداد مشخصی صورتحساب شمس دارند که می توانند در صورت لزوم آنها را به جای صورتحساب های الکترونیکی صادر و ارسال نمایند.

هرچند پیش از صدور صورتحساب های شمس باید این موضوع را به سازمان امور مالیاتی اطلاع دهند تا اخلالی در روند محاسبات مالیاتی آنان ایجاد نشود.

برای آشنایی بیشتر توصیه می کنیم مقاله صورتحساب شمس چیست را مطالعه کنید.  

جمع بندی

صورتحساب الکترونیکی یک فاکتور استاندارد با قواعد دولتی است که باید آن را به عنوان گزارش معاملات خود برای سازمان امور مالیاتی ارسال کنید. قانون ارسال صورتحساب الکترونیکی، یک قانون فراگیر بوده و به منظور رسیدگی بهتر به امور مودیان مالیاتی کشور اجرا شده است.

در این مقاله تلاش کردیم تا توضیحات جامعی در مورد صورتحساب های الکترونیکی در اختیار شما قرار دهیم امیدواریم این مطلب از وال بیل برای شما مفید بوده باشد.