ارسال صورتحساب الکترونیکی : طبق ماده 169 قانون اساسی، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی موظفند صورتحساب های الکترونیکی خود را در بازه های زمانی مشخص برای اداره مالیات ارسال نمایند. مدت زمان ارسال این صورتحساب ها یک هفته بوده و خریداران نیز یک ماه فرصت دارند تا صورتحساب صادر شده را تایید کنند.
شما می توانید صورتحساب های خود را به سه شکل برای اداره مالیات ارسال کنید:
- کاغذی
- سی‌دی
- الکترونیک
روش های سنتی ارسال صورتحساب معاملات به صورت کاغذی یا ارائه یک سی‌دی حاوی فاکتورها، دشواری ها و دردسرهای زیادی دارد. از همین رو دولت با راه اندازه سامانه مودیان، بستر لازم برای ارسال صورتحساب الکترونیکی را فراهم کرده است.
از این به بعد شما می توانید بدون هیچ داد و ستد فیزیکی، صورتحساب معاملات خود را به صورت الکترونیکی انجام دهید .
روش های ارسال صورتحساب الکترونیکی
دولت سامانه مودیان را برای ثبت و ارسال صورتحساب الکترونیکی اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش معرفی کرده است. سامانه مودیان تنها درگاه برای ثبت و ارسال صورتحساب الکترونیکی است. اما ثبت صورتحساب در سامانه مودیان می تواند روش های مختلفی داشته باشد که در ادامه به آنها اشاره می کنیم.
برای آشنایی بیشتر توصیه می کنیم مقاله انواع صورتحساب الکترونیکی را مطالعه نمایید.
ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان 4 روش اصلی دارد که عبارتند از:
1. ارسال مستقیم از طریق نرم افزارهای داخلی (حسابداری، سی‌آر‌ام، ای‌آرپی)
برای ثبت و ارسال صورتحساب های الکترونیکی به کد اقتصادی شخصی یا کلید خصوصی احتیاج دارید. در این روش شما می توانید با استفاده از کلید خصوصی خود، مستقیما از طریق نرم افزارهای حسابداری یا مدیریتی شرکت، صورتحساب های الکترونیکی خود را صادر، امضا و برای سامانه مودیان ارسال نمایید.
در این روش مودی نیازی به مراجعه به سایت یا سامانه نخواهد داشت و می تواند فرآیند را مستقیما از داخل نرم افزار صورت دهد.
برای دسترسی به این روش مستقیم، نرم افزار حسابداری شما باید قابلیت های لازم را دارا باشد. نصب ماژول تکمیلی وال بیل می تواند این قابلیت را به نرم افزار شما اضافه کند. با وال بیل عملا نرم افزار حسابداری، سی‌آر‌ام یا ای‌آرپی خود را به سامانه مودیان متصل می کنید.
تمامی شرکت های حقیقی و حقوقی، شرکت های نرم افزاری، شرکت های ارائه دهنده خدمات CRM و غیره می توانند از این ماژول تکمیلی به بهترین شکل استفاده کنند.
نکته شایان ذکر در مورد استفاده از نرم افزارهای حسابداری و مدیریتی برای ارسال مستقیم صورتحساب های الکترونیکی این است که برنامه نیازی به دریافت کلید خصوصی و محرمانه مودی ندارد. بلکه با فراهم کردن بستری مناسب، تنها در زمان ارسال صورتحساب الکترونیکی از کاربر می خواهد تا کد کلید محرمانه خود را وارد سیستم کند.
این موضوع باعث شده تا امنیت داده های شما تضمین شده و هیچکس دیگری به غیر خودتان به کلید شخصی شما دسترسی نداشته باشد.
2. ارسال از طریق شرکت های واسط با کلید خصوصی
اگر به نرم افزارهای حسابداری یا مدیریتی مجهز نیستید یا به هر دلیلی تمایلی برای استفاده از ماژول ارسال صورتحساب الکترونیکی ندارید، می توانید اینکار را به صورت غیر مستقیم، با همکاری شرکت های واسط مانند وال بیل انجام دهید. در این روش مودی صورتحساب های الکترونیکی مورد نظرش را برای شرکت واسط ارسال می کند و کلید خصوصی خود را نیز در اختیار این شرکت معتمد قرار می دهد. وال بیل نیز با استفاده زیرساخت ها و بسترهایی که فراهم کرده، کار ارسال، اصلاح و پیگیری صورتحساب ها را برای مودی انجام می دهد.
در این روش شما می توانید صورتحساب های خود را به صورت فاکتور های اکسل برای وال بیل ارسال نمایید، تا او آنها را به صورتحساب های الکترونیکی تبدیل کرده و در سامانه مودیان ثبت نماید.
3. ارسال از طریق شرکت های واسط بدون کلید خصوصی
در این روش مودی مالیاتی بدون اینکه کلید خصوصی خود را در اختیار شرکت واسط مورد اعتمادش قرار دهد، خودش با استفاده از این کلید صورتحساب های الکترونیکی را صادر کرده، و سپس موارد آماده شده را در اختیار شرکت وال بیل قرار می دهد تا او کار ارسال را انجام دهد.
در این روش غیر مستقیم وظیفه صدور صورتحساب الکترونیکی به عهده مودی بوده و وظیفه ارسال و پیگیری صورتحساب ها بر عهده وال بیل خواهد بود.
4. ارسال از طریق سامانه های دولتی
شما همچنین می توانید برای ارسال صورتحساب الکترونیکی مسیری را که خود دولت پیشنهاد کرده را نیز در پیش بگیرید. به این صورت که خودتان مستقیما وارد سامانه های دولتی شده، ثبت نام کرده و اقدام به ارسال صورتحساب های الکترونیکی خود می کنید. اینکار گرچه بدون هزینه و واسطه است، اما همانطور که اشاره کردیم دردسرهای خاص خودش را دارد.
در میان چهار روش مورد اشاره، اولین راهکار یعنی روش مستقیم بهترین راهکار است. استفاده از ماژول های تکمیلی وال بیل روی نرم افزارهای حسابداری و مدیریتی کمترین دردسر ممکن را برای شما به همراه خواهد داشت و خیالتان را از بابت امنیت اطلاعات خصوصی خود راحت می کند. چراکه در این روش خودتان و بدون واسطه، کار ثبت صورتحساب های الکترونیکی را انجام می دهید. با این تفاوت که دیگر درگیر مشکلات و سختی های کار با سامانه مودیان نخواهد شد.
برای آشنایی با اینکه چه کسانی باید چه نوع صورتحسابی را صادر و ارسال کنند، توصیه می کنیم به این مطلب مراجعه کنید.
5. ارسال اتوماتیک صورتحساب الکترونیکی
کسب و کارهایی که مشمول صدور نوع 3 صورتحساب الکترونیکی بوده و در حقیقت خرده فروشانی محسوب می شوند که از پایانه فروشگاهی (دستگاه کارتخوان) معتبر (دارای کد تأیید) برخورداند، نیازی به ارسال دستی صورتحساب الکترونیکی معاملات خود نخواهند داشت. زیرا دستگاه کارتخوان آن ها با کد معتبری که دارد به سامانه مودیان متصل شده و به صورت خودکار فاکتور هر تراکنش را در سامانه ثبت می کند تا مورد محاسبه مالیاتی قرار بگیرد.
جمع بندی
ارسال صورتحساب های الکترونیکی معاملات یکی از قوانین جدی اداره دارایی و مالیات است که همه مودیان (فروشندگان و خریداران) موظفند آن را رعایت کنند. عدم ارسال، ارسال دیرهنگام، استفاده از کد اقتصادی اشخاص دیگر و غیره فرار مالیاتی به شمار رفته و مشمول جریمه های بعضا سنگین می شود.
به دلیل دشواری های کار با سامانه پیشنهادی دولت، یعنی سامانه مودیان، شما می توانید از ماژول ها یا شرکت های واسطی مانند وال بیل برای ارسال سریع و بی دردسر این صورتحساب ها کمک بگیرید.
سوالات متداول
وال بیل چه مبلغی برای ارسال صورتحساب های الکترونیکی دریافت می کند؟
پلن دریافتی وال بیل به صورت پرداخت حق اشتراک ماهیانه بوده، و چنانچه مایل به پرداخت ماهیانه نباشید، می توانید به ازای هر فاکتور به صورت جداگانه مبلغی را پرداخت کنید.
آیا می توان ماژول وال بیل را روی هر نرم افزاری نصب کرد؟
ماژول تکمیلی وال بیل با اکثر نرم افزارهای CRM، ERP و نرم افزارهای حسابداری سازگاری مناسبی دارد.
مزیت وال بیل نسبت به دیگر رقبا چیست؟
چند شرکت معتمد در ایران هستد که کار واسطه گری برای ارسال صورتحساب های الکترونیکی را انجام می دهند. وال بیل با برخورداری از زیرساخت های نرم افزاری و سخت و افزاری مناسب و سابقه طولانی در زمینه راه اندازی نرم افزار های حسابداری و مدیریتی، علاوه بر تضمین امنیت و کیفیت کار، مناسب ترین تعرفه ها را به شما پیشنهاد می کند.