آموزش ارسال فایل اکسل صورتحساب الکترونیکی برای وال بیل

آیا با نحوه کار کردن با فایل اکسل صورتحساب الکترونیکی جهت همکاری با شرکت های واسط آشنایی دارید؟

برای اینکه بتوانید طی همکاری با وال بیل فاکتورهای فروش خود را در قالب استاندارد صورتحساب الکترونیکی برای سامانه مودیان ارسال کنید، باید این گزارش ها را در قالب یا فرمت خاصی برای ما ارسال نمایید. وال بیل این فرم های تکمیل شده را به ازای یک یا چند صورتحساب از شما دریافت کرده و آنها را به صورت صورتحساب الکترونیکی استاندارد در کارپوشه سامانه مودیان شما ثبت می کند.

اما کار کردن با این فرم آماده ممکن است در نگاه اول چندان آسان نباشد. از این رو در این مطلب سعی داریم به توضیح و آموزش کامل فیلدهای مختلف فرم اکسل صورتحساب الکترونیکی بپردازیم.

دریافت فرم های اکسل صورتحساب الکترونیکی وال بیل

همانطور که در سایر مقالات وال بیل اشاره کردیم، صورتحساب های الکترونیکی که نیاز به ارسال دستی در سامانه مودیان دارند، به صورتحساب های الکترونیکی نوع ۱ و نوع ۲ تقسیم بندی می شوند.

برای آشنایی با انواع الگوهای صورتحساب الکترونیکی توصیه می کنیم حتما این مقاله را مطالعه کنید.

شما می توانید در زیر فایل فرم آماده اکسل مربوط به هریک از الگوهای صورتحساب های الکترونیکی نوع ۱ و ۲ را دانلود کنید.

فایل های اکسل صورتحساب الکترونیکی نوع ۱:

• دانلود فایل اکسل الگوی فروش
• دانلود فایل اکسل الگوی صادرات
• دانلود فایل اکسل الگوی طلا، جواهر و پلاتین
• دانلود فایل اکسل الگوی بلیط هواپیما
• دانلود فایل اکسل الگوی مبادلات ارزی
• دانلود فایل اکسل الگوی قراردادهای پیمانکاری
• دانلود فایل اکسل الگوی پرداخت قبوض خدماتی

فایل های اکسل صورتحساب الکترونیکی نوع ۲:

• دانلود فایل اکسل الگوی فروش
• دانلود فایل اکسل الگوی طلا، جواهر و پلاتین

موقتا تنها فایل اکسل الگوی عمومی فروش از صورتحساب الکترونیکی نوع اول در دسترس قرار دارد. شما می توانید با پر کردن فرم خام الگوی عمومی، صورتحساب های الکترونیکی خود را برای وال بیل ارسال کنید. این فرم پاسخگوی نیازهای شما خواهد بود. برای راهنمایی بیشتر با وال بیل تماس بگیرید.

آموزش پر کردن فرم های اکسل آماده صورتحساب های الکترونیکی

در زیر به آموزش ارسال فایل اکسل صورتحساب الکترونیکی برای وال بیل می پردازیم. آموزش زیر بر اساس الگوی پیشفرض فروش بوده و می تواند نحوه پر کردن فایل های اکسل سایر الگوها را نیز به شما آموزش دهد.

فایل فرم خام اکسل صورتحساب فروش، که برای وال بیل ارسال می کنید، از سه بخش کلی سرآمد، بدنه و اطلعات پرداخت تشکیل شده است.

در زیر نحوه پر کردن ردیف ها و ستون های هریک از این بخش را به شما آموزش می دهیم:

تب سرآمد

• شماره صورتحساب در ستون A، می تواند یک عدد دلبخواهی باشد که از 1 یا هر عدد دیگری شروع می شود. این در واقع نشان دهنده اولین یا nامین صورتحسابی است که برای ما ارسال شده است.

• در ستون B باید تاریخ و زمان صدور را به تاریخ شمسی، و با اسلش و خط تیره ذکر کنید. لازم است تا تاریخ و زمان صدور کمتر از یک ماه قبل باشد تا در هنگام ارسال برای سامانه مودیان، مورد پذیرش قرار بگیرد (بر اساس قانون، مودیان حداکثر یک ماه زمان دارند تا صورتحساب الکترونیکی خود را برای سامانه ارسال کنند. بنابراین بهتر است هرچه زودتر صورتحساب خود را صادر کنید تا زمان کافی برای ثبت و ارسال آن وجود داشته باشد).

• پر کردن ستون C، مربوط به “تاریخ و زمان ایجاد صورتحساب مرجع” اجباری نیست.
• ستون D مربوط به “شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع “است. بعد از ارسال صورتحساب، سامانه مودیان این عدد را در اختیار ما قرار می دهد. این عدد یک شماره ۲۲ رقمی است که با شناسه یکتای مودی شروع می شود. شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع از این رو اهمیت دارد که چنانچه مودی قصد داشته باشد بعدا صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش صادر کند، به این کد ۲۲ رقمی صورتحساب مرجع نیاز خواهد داشت.

• ستون E مربوط به “نوع شخص خریدار” بوده و باید مشخص شود. خریدار می تواند شخص حقوقی، شخص حقیقی یا مصرف کننده نهایی باشد.

• ستون F مربوط به “شماره/شناسه ملی/شناسه مشارکت مدنی/کد فراگیر“، است که برای خریداران حقیقی باید شماره ملی ذکر شود. در حالی که خریداران حقوقی باید شناسه ملی خود را ثبت نمایند. کد فراگیر برای خریدارانی است که از گروه اتباع خارجی هستند، ثبت می شود.

• ستون G مربوط به “شماره اقتصادی خریدار” بوده و قسمتی است که باید پر شود. اما از آنجایی که شماره اقتصادی خریدار باید ذکر شود، توصیه می کنیم که همان شناسه ملی خریدار در این قسمت درج گردد. شناسه ملی همان شماره اقتصادی جدید خریداران است. چنانچه تنها شناسه ملی درج شده باشد، می توان این ستون را خالی گذاشت. اشخاص حقیقی نیز عموما شماره اقتصادی خود را ندارند، از این رو همان شناسه ملی کفایت می کند.

• ستون  H مربوط به “کد شعبه فروشنده” بوده و پر کردن آن اختیاری است.
• ستون‌ i مربوط به “کد پستی خریدار” است. زمانی که نوع خریدار از افراد حقیقی باشد این ستون جزو فیلدهای اجباری به شمار می رود. اما در مورد خریدران حقوقی، پر کردن این ستون اختیاری است.

• پر کردن ستون‌ های ” کد شعبه خریدار“، ” شماره پروانه گمرکی“، ” کد گمرک محل اظهار  ” و ” شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده” اختیاری است.

• پر کردن ستون N مربوط به ” روش تسویه” اجباری است. روش تسویه نیز می تواند به صورت نقدی، نسیه یا نقد/نسیه باشد. چنانچه روش پرداخت به صورت نقد/نسیه باشد، مودی باید ستون های O و P را نیز پر کرده و مبلغ پرداخت نقدی و نسیه را مشخص کند. اما چنانچه روش تسویه به صورت نقد یا نسیه باشد، ستون های O و P باید حتما خالی بمانند.

• ستون مالیات موضوع ماده ۱۷ نیز اختیاری بوده و نیازی به پر کردن آن نیست.

تب بدنه

• شماره صورتحساب باید مجددا در ستونA تب بدنه نیز وارد شود. بسته به تعداد کالا یا خدمات صورتحساب ثبت شده در بخش سرآمد، باید شماره صورتحساب را تکرار کنید. به عنوان مثال چنانچه صورتحساب شماره 1 در بخش سرآمد، دارای 5 نوع کالا یا خدمات است، در بخش بدنه، باید پنج بار شماره صورتحساب 1 را ذکر کرده و هر ردیف افقی را با جزئیات مربوط به هریک از اقلام کالا یا خدمات ذکر شده در صورتحساب پر کنید.

• ستون مربوط به “شناسه کالا یا خدمات” باید به ترتیب برای هر موضوع کالا یا خدماتی حتما پر شود و اجباری است.

• ستون “شرح کالا” یک فیلد اختیاری بوده و مربطو به ارائه هرگونه توضحی دلخواه است.

• پر کردن ستون “تعداد و مقدار” اجباری بوده و باید حتما تعداد و مقدار کالا یا خدمات در آن ذکر شود. از عدد ۱ به بالا.

• فیلد “واحد اندازه گیری” یک فیلد اختیاری بوده و نیازی به پر کردن آن نیست. هرچند می توانید به دلخواه با استفاده از ۱۸۳ واحد اندازه گیری معرفی شده، این بخش را نیز پر کنید. به ویژه اگر واحد اندازه گیری کالا یا خدمات شما خاص است، توصیه می کنیم این بخش را حتما پر کنید.

• پر کردن فیلد “مبلغ واحد” اجباری است و حتما باید پر شود. مبلغ واحد در واقع “فی” فاکتور بوده و مبلغ یک واحد از آن کالا یا خدمات است. این مبلغ باید بدون ارزش افزوده در این ستون درج شود.

• پر کردن فیلدهای “میزان ارز”، “نوع ارز“، “نرخ ارز” و “برابری ارز با ریال” اجباری نیست.

• ستون “مبلغ تخفیف” حتما باید پر شود. عدد تحفیف حتما باید در این بخش قرار بگیرد. دقت داشته باشید که مبلغ تخفیف شما نمی تواند از مجموع کل صورتحساب بیشتر باشد. حتی در اعشار. چنانچه تخفیفی نداشته باشید نیز حتما باید عدد صفر را قرار دهید.

• پر کردن ستون “نرخ مالیات بر ارزش افزوده” اجباری است و حتما باید فقط با عدد پر شود. چنانچه مالیات بر افزوده ۹ درصد است، باید در این ستون عدد ۹ را قرار دهید و چنانچه معاف از این مالیات هستید، حتما باید عدد صفر را داخل این فیلد قرار دهید. چنانچه این فیلد خالی بماند، به صورت پیشفرض با ۹درصد مالیات محاسبه می شود.

• پر کردن فیلدهای “موضوع سایر مالیات و عوارض“، “نرخ سایرمالیات و عوارض“، “مبلغ سایرمالیات و عوارض“، “موضوع سایر وجوه قانونی“، “نرخ سایر وجوه قانونی“، “مبلغ سایر وجوه قانونی“، “سهم نقدی از پرداخت” و “شناسه یکتای ثبت قرارداد حق العمل کاری” کاملا اختیاری است. اما چنانچه این فیلد ها پر شوند، در فایل خروجی دریافتی از سامانه مودیان هم قابل مشاهده خواهند بود.

برای آشنایی با واحد های اندازه گیری استاندارد معرفی شده توسط سازمان امور مالیاتی و کدهای اختصاص یافته به هرکدام از آنها، به این مقاله از وال بیل مراجعه کنید.

تب اطلاعات پرداخت

• در این بخش فقط شماره صورتحساب را باید پر کرد. می توان این بخش را عینا از تب سرآمد کپی کرد و در این قسمت قرار داد.
• سایر فیلدهای نیز اختیاری بوده و نیازی به پر کردن آنها نیست.

ارسال صورتحساب الکترونیکی توسط فروشگاه های آنلاین

ساز و کار ارسال فایل اکسل صورتحساب الکترونیکی برای فروشگاه های آنلاین پیچیدگی هایی دارد. فروشگاه های آنلاینی که محصولات خود را با استفاده از پیک یا پست ارسال می کنند باید بخش مالیات بر ارزش افزوده را داخل صورتحساب الکترونیکی خود لحاظ کنند.

چنانچه پیک کارمند مستقیم فروشگاه آنلاین باشد، مودی باید در صورتحساب الکترونیکی خود شناسه جداگانه ای برای محصول ایجاد نموده و این موضوع را اعلام کند.

اما چنانچه پیک کارمند فروشگاه آنلاین نباشد، یعنی مودی کالای ارسالی را به دست یک پیک آزاد یا اداره پست بسپارد، نیازی به اعلام آن در صورتحساب الکترونیکی نیست. در این شرایط موضوع برون سپاری ارسال کالا باید در دفاتر و اسناد مالیاتی مودی لحاظ شود.

سوالات متداول

·         آیا برای ارسال صورتحساب به وال بیل، حتما باید همین فرم ها را پر کنم؟

بله. اینها فرم های استانداردی هستند که می توانند اطلاعات لازم الدرج در صورتحساب اصلی را به ما نشان دهند. این فرم های اکسل آماده در واقع کار شما و ما را در صدور صورتحساب الکترونیکی استاندارد آسان می کنند.

·         آیا می توانم صورتحساب الکترونیکی را خودم صادر کنم؟

اگر کار کردن با فاکتورهای خام و پیچیده مورد ارائه توسط سازمان امور مالیاتی برای شما دشوار نیست، می توانید آنها را خودتان صادر کرده و تنها وظیفه ارسا منظم آنها را به وال بیل محول کنید.

·         آیا برای مشتری حقیقی هم باید کد پستی در نظر گرفت و ارسال کرد؟

اگر مشتری از نوع حقیقی باشد هم نیاز است تا صورتحساب الکترونیکی با ذکر مشخصات او ارسال شود. هرچند پر کردن فیلد مربوط به کد پستی خریدار حقیقی اجباری نیست، اما تا کنون سامانه مودیان هیچ صورتحسابی را بدون درج کد پستی خریدار حقیقی قبول نکرده است.